• مشکلات رایج دستگاه کپی در دفاتر( و نحوه رفع این مشکلات)

دستگاه کپی که به درستی کار نمی کند می تواند مشکلات زیادی را در دفاتر ایجاد نماید و باعث خستگی کارمندان شود. در این مقاله قصد داریم مشکلات رایج در رابطه با کپی که در نهایت به تعمیرات دستگاه کپی می انجامد را با هم مرور کنیم. زمانی که در حال مدیریت کسب وکار خود هستید باید عملیات روزمره را بررسی کنید و مطمئن شوید این عملیات به درستی اجرا می شود. آخرین چیزی که باید نگرانش باشید دستگاه کپی دفتر است. همانطور که می دانید کارکرد نادرست این دستگاه ها غیر قابل اجتناب است. مدل ها و طرح های مختلف دستگاه های کپی مستعد مشکلات مختلفی هستند اما برخی از این مشکلات در میان تمام پرینترها رایج است. با یادگیری نحوه رفع مشکلات رایج دستگاه کپی می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید. علاوه بر این، حل چنین مشکلاتی به شما کمک می کند در هزینه ها صرفه جویی کنید. اجازه دهید این موارد را با هم مرور کنیم.

1. چرا کپی ها با خطوطی بر روی کاغذ از دستگاه خارج می شوند؟

این گزینه یکی از مشکلات رایج دستگاه کپی است که می تواند به ماده خارجی موجود در شیشه مربوط باشد. اگر کپی از متن یا تصویر گرفتید و متوجه شدید که خطوطی در کاغذ وجود دارد باید درب بالایی دستگاه را باز کنید و مطمئن شوید علامت یا شیء دیگری بر روی آن وجود ندارد. اگر بعد از پاک کردن شیشه با پارچه نرم و شیشه پاک کن باز هم متوجه این خطوط شدید، از خود شیشه یک کپی بگیرید. اگر هنوز خطوطی بر روی کاغذ نمایان بود به احتمال زیاد مشکل به خاطر درام آسیب دیده یا تونر کارتریج است.

ابتدا تونر کارتریج را بررسی کنید تا مطمئن شوید هیچ ماده خارجی یا ترکی در آن وجود ندارد؛ کارتریج یا درام آسیب دیده باید عوض شود.

2. چه زمانی باید درام دستگاه کپی عوض شود؟

دانستن زمان تعویض درام دستگاه کپی بسیار ساده و آسان است. برخی از واحدها زمانی که عمر درام در حال اتمام است شما را باخبر خواهند کرد. البته نشانه هایی نیز وجود دارد که می توانید به دنبال آن باشید. اگر متوجه شدید که کیفیت تصاویر از بین رفته یا خطوطی بر روی کاغذها ایجاد شده است، به احتمال زیاد زمان خرید یک درام جدید فرا رسیده است.
برای تعویض درام مراحل زیر را طی کنید:

• در حالیکه دستگاه روشن است، کاور بالایی اسکنر را باز کنید. • درام و کارتریج را در دستگاه مشاهده خواهید کرد.

• اهرم را باز کنید و درام قدیمی را از آن به بیرون بکشید

.
• باید بتوانید درام جدید را در جایگاه خود قرار دهید.

• اگر همه مراحل به درستی انجام شده باشد قفل سر جای خود قرار خواهد گرفت.

• درب اسکنر را ببندید و درام قدیمی را دور بیندازید.

بهتر است چند درام در شرکت خود داشته باشید تا در مواقع ضروری بتوانید از آن استفاده کنید.

3. پاک کردن درام دستگاه کپی:

درام و تونر به همراه هم کار می کنند تا بتوانند کپی های خوبی در اختیار شما قرار دهند. اگر متوجه شدید صفحاتی از کاغذ کثیف است یا برخی از متون در آن دیده نمی شود به احتمال زیاد باید درام را تمیز کنید. برای انجام این کار به دستکش لاتکس و سطح پوشیده شده نیاز خواهید داشت. همچنین باید دستگاه را خاموش کنید و اجازه دهید خنک شود. اطمینان حاصل کنید که درام را در معرض نور زیاد قرار نمی دهید. درام را همانطور که در مرحله قبل بیان کردیم خارج کنید. درب کوچک و معلق موجود بر روی درام را باز کنید تا بتوانید به بخشی که نیاز به پاکسازی دارد دسترسی پیدا کنید. حالا قادر خواهید بود درام را بچرخانید. به هنگام چرخش درام، هر نوع کثیفی که در آن وجود دارد را به کمک یک دستمال نرم پاک کنید. زمانی که تمامی کثیفی ها از روی درام پاک شد، درب معلق و آویزان آن را ببندید و درام را سر جایش بگذارید. دستگاه کپی را تست کنید تا مطمئن شوید کثیفی دیگری بر روی کاغذ نمایان نمی شود.

4. چه چیزی باعث شلوغ و مسدود شدن دستگاه کپی می شود؟

گیر کردن کاغذ به احتمال زیاد یکی از مشکلات رایج دستگاه کپی است که به هنگام استفاده از دستگاه ایجاد می شود. خوشبختانه اصلاح این مشکل، ساده و دارای فرایند سریعی است. گیر کردن کاغذ معمولا به خاطر استفاده از اندازه نادرست کاغذ یا قرار دادن نادرست کاغذ در دستگاه ایجاد می شود. زمانی که اندازه نادرستی از کاغذ در دستگاه کپی قرار می گیرد، باعث گیر کردن آن خواهد شد. این موضوع باعث می شود پرینتر به طور موقت از کار بیفتد. اول از هر کاری باید اطمینان حاصل کنید که مشکل شما به خاطر گیر کردن کاغذ در دستگاه است. سینی مربوط را در دستگاه بررسی کنید تا ببینید تکه ای از کاغذ در آن گیر کرده است یا خیر. اگر چنین بود به آرامی کاغذ را به بیرون بکشید و دور بیندازید. اگر این موضوع در سینی دستگاه اتفاق نیفتاده بود، باید درب موجود در پشت دستگاه را بلند کنید. در این شرایط قادر خواهید تکه های کاغذ را مشاهده کنید. حالا کاغذهای گیر کرده را بردارید و درب دستگاه را ببندید. مطمئن شوید که همه کاغذهای مورد استفاده اندازه درستی دارند.

5. چرا کپی های ایجاد شده کاملا سیاه هستند؟

دلایل متعددی برای این امر وجود دارد. متاسفانه مشکلات حاد و شدیدتری وجود دارد که ممکن است حل آن به یک تکنسین نیاز داشته باشد. البته برخی از علل ایجاد کننده این مشکل را می توان در دفتر حل کرد.

در ادامه برخی از دلایل موجود برای ایجاد صفحات سیاه را با هم مرور می کنیم:

• پاک کن درام به درستی کار نمی کند.

• تونر کارتریج مورد استفاده معیوب است.

• کارتریج تونر زائد پر شده است.

اگر زمانی که دستگاه را باز کردید تونر ریخته شده را دیدید، باید دستگاه را تمیز کنید و تونر کارتریج جدیدی نصب نمایید. اگر چنین نبود، می توانید همانطور که در بخش های قبلی مقاله ذکر کردیم درام را عوض کنید. اگر هنوز هم صفحات سیاه را از دستگاه کپی دریافت می کنید، باید با بخش خدمات شرکت ارائه دهنده دستگاه، تماس بگیرید و از آن ها کمک بخواهید.

6. آیا دستگاه کپی دفتر ممکن است با ویروس آلوده شود؟

این گزینه سؤال بسیار خوبی است و کاملا به نوع دستگاهی که در شرکت خود نصب کرده اید بستگی خواهد داشت. دستگاه های کپی دفتری اغلب به شبکه متصل هستند. اگر چنین است، امکان آلوده شدن دستگاه به ویروس وجود دارد. اگر دستگاه شما دارای فضای ذخیره سازی داخلی است یا به فضای ذخیره سازی خارجی وصل شده است امکان آلوده شدن آن به ویروس وجود دارد. ویروس از سیستم آلوده به دستگاه حمله خواهد کرد. برای پیشگیری از بروز چنین مشکلاتی باید شبکه موجود در دفتر را از شر بدافزارها در امان نگه دارید. اگر از آنتی ویروس استفاده نکنید در معرض این حملات خواهید بود.

6. مشکلات چاپ و اسکن

• – اطمینان حاصل کنید که کابل شبکه به دیوار وصل شده و اتصالات دستگاه نیز به درستی وصل شده است.
• – با استفاده از هر دو سوئیچ، دستگاه را خاموش کنید، شبیه به روش فوق برای کدهای خطا.
• – اول، کلید sub را در پنل کنترل خاموش کنید.
• – صبر کنید تا دکمه “شروع” خاموش شود، سپس سوئیچ اصلی را خاموش کنید.
• – 20 ثانیه صبر کنید، سپس سوئیچ اصلی را روشن کنید، و در گام بعد سوئیچ sub را بزنید.
• – حداقل 4 دقیقه منتظر بمانید تا کنترل کننده بوت شود. حتی اگر ماشین اعلام می کند آماده است، کنترل کننده آماده نیست.
• – اگر هنوز نمی توانید چاپ کنید یا اسکن کنید، با خدمات تماس بگیرید.

امیدوارم مراحل بالا مشکلات شما را حل کند. در غیر اینصورت، همیشه می توانید از خدمات چاپگر یا دستگاه کپی استفاده کنید.

آیا صاحب یک کسب و کار در مناطق مختلف کشور هستید؟ اگر جواب شما مثبت است، ما می توانیم تمام نیازهای چاپگر و دستگاه کپی شما را برآورده کنیم.

7. تعقیب بی پایان کاغذ

مشکل: چاپ خیلی طول می کشد

هیچ چیز بدتر از صرف زمان زیادی برای یک پروژه و صرف زمان بیشتر برای پرینت آن نیست. زمان چاپ آهسته می تواند به خاطر تنظیم با وضوح بالا، مشکل حافظه و یا انتخاب درایور باشد.

راه حل ها:

تصاویر با وضوح بالا داده های بیشتری برای پردازش کامپیوتر و چاپگر دارند که می تواند باعث آهسته شدن فرایند چاپ شود. اگر به دنبال کیفیت بالا برای عکس ها نیستید، برای اسناد اداری حالت پیش نویس، استاندارد یا عادی را انتخاب کنید. برای ارائه ها و یا بخش های رسمی، تنظیمات خود را به کیفیت بالا تغییر دهید. اگر پردازش فایل های با حجم بالا با تصاویر پیچیده بخشی از کار شما است، در نظر داشته باشید که اضافه کردن حافظه سیستم برای عملکرد مناسب چاپگر بسیار مهم است.

از حالت چاپ دو طرفه به حالت ساده تغییر دهید. شما از کاغذ بیشتری استفاده می کنید، اما چاپ یک طرفه زمان کمتری می گیرد. درایور شما می تواند سرعت را نیز تعیین کند. لیزرهای با کیفیت بالا و حتی برخی از جوهر افشان ها با انتخاب درایورهایی از جمله PostScript، PCL و یا درایور مبتنی بر سازنده در دسترس هستند. به طور کلی، PCL برای چاپ اداری سریع تر بهتر است و PostScript برای برنامه های کاربردی گرافیکی و صنعتی بهتر است.

8. گیرکردن کاغذ

از جمله مشکلات رایج دستگاه کپی گیر کردن کاغذ است. این اتفاق در صورتی رخ می دهد که از کاغذی با اندازه نادرست استفاده کنید یا کاغذ را درست در دستگاه قرار ندهید.دلیل این اتفاق قرار دادن کاغذ با اندازه اشتباه یا کاغذ قدیمی در دستگاه است. این مسائل باعث می شود که دستگاه کپی کاغذ را به صورت اشتباه و نامناسب به داخل بکشد و موجب گیر کردن کاغذ و تاخیر در کار کپی یا چاپ شود. رفع این مشکل با خارج کردن درست کاغذ از دستگاه و قرار دادن کاغذ با اندازه مناسب یا اصلاح جهت کاغذ می باشد.

علاوه بر این، گرد و غبار موجود در کاغذ نیز می تواند موجب گیر کردن کاغذ در دستگاه شود. بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل تمیز کردن لاستیک های تغذیه و گرفتن گرد و غبار داخل دستگاه کپی می باشد.

این مشکل به راحتی حل می شود؛ فقط کاغذ گیر کرده را به درستی از دستگاه خارج کرده و کاغذ با اندازه صحیح را در دستگاه قرار دهید. فروشگاه های تأمین دستگاه های کپی توصیه می کنند برای جلوگیری از گیر کردن کاغذ، گرد و غبار بین کاغذها گرفته شود.راهنمای کاربر یا دستورالعمل کنترل پنل می تواند شما را به راحتی هدایت کند. در حقیقت، برخی از چاپگرهای Xerox تصویر و روشنایی داخلی دستگاه را فراهم می کنند تا گیر کردن کاغذ راحت تر برطرف شود. با بازرسی مسیر کاغذ و حذف هر گونه مواد گیر کرده کار خود را شروع کنید، مراقب باشید هر کاغذ باقی مانده را مستقیما خارج کنید و آن را پاره نکنید. اگر کاغذ بین غلطک ها گیر کرده باشد، راهنمای نحوه آزادسازی فشار را دنبال کنید.

اگر یک کاغذ ناهموار در دستگاه گیر کرده است، سینی را بردارید و مطمئن شوید کاغذ به درستی در داخل دستگاه قرار گرفته است و سینی را مجددا در دستگاه قرار دهید. گاهی اوقات هیچ برگه اشتباهی را پیدا نمی کنید، در این صورت باید تمام کاغذها را بردارید و بررسی کنید آیا کاغذها به درستی در دستگاه و سینی قرار گرفته اند یا خیر.

به عنوان یک قانون باید مطمئن باشید نوع کاغذ توسط چاپگر شما پشتیبانی می شود. همچنین به یاد داشته باشید کاغذها را در جایی خشک نگهداری کنید تا از رطوبت به دور باشند.

9. چروک شدن صفحات

<=”” p=””>

بهترین راه حل ها

علاوه بر راه حل های ذکر شده در بالا، چندین کار می توانید در دفتر خود انجام دهید تا این مشکلات رایج دستگاه کپی کاهش یابد. اول و مهمتر از همه، در هنگام بارگیری و خارج کردن کاغذ از دستگاه، هرگز به زور متوصل نشوید. دوم، در خصوص زمان بندی جایگزینی قطعات حیاتی دستگاه کپی طبق دستورالعمل رفتار کرده تا از خرابی و سایش و پاره شدن جلوگیری شود. آخرین نکته تمیز نگه داشتن دستگاه کپی و تمیز کردن مداوم آن است. گرد و غبار داخل دستگاه می تواند منجر به بسیاری از مشکلات مورد بحث بالا شود. همانطور که می بینید عناصر بسیاری وجود دارد که نیاز به نظارت دارند تا کارآیی دستگاه کپی / چاپگر بالا باشد. بهترین راه برای اطمینان از عملکرد پایدار، از طریق برنامه خدمات مدیریت چاپی است.

10. چاپگر چاپ نمی کند

در کنار گیر کردن کاغذ، این نیز یکی دیگر از مشکلات رایج دستگاه کپی می باشد.

راه حل ها:

ابتدا بررسی کنید کار چاپ را به چاپگر درست ارسال کرده اید. ممکن است چندین اسناد را به بخش بعدی فرستاده باشید و اسم چاپگر را تغییر داده باشید. برای این که چاپگر خود را به صورت چاپگر پیش فرض انتخاب کنید، بر روی پیوند چاپگرها و فاکس ها در ویندوز کلیک کنید. بر روی آیکون چاپگر راست کلیک کنید و آن را به عنوان چاپگر پیش فرض انتخاب کنید. آیا بررسی کرده اید که کاغذ به قدر کافی و با نوع صحیح در سینی وجود دارد؟ در حالی که این کار را انجام می دهید، مطمئن شوید که پرینتر روشن است و تمام کابل ها امن هستند. رایانه متصل به USB و شبکه نیاز به درایور چاپ دارد تا بتواند چاپ را انجام دهد. درایورهای چاپ با قابلیت ارتباط دوطرفه می توانند بر روی دسکتاپ کامپیوتر به شما بگویند چه چیزی در دستگاه چاپگر ممکن است باعث ایجاد مشکل شده باشد.

و در نهایت، اگر چاپگر شما فقط چاپ نمی کند یا کار چاپ در صف قرار دارد، ساده ترین راه، راه اندازی مجدد آن است. بنابراین می توانید نرم افزار خود را دوباره راه اندازی کنید. اگر این کار نیز مشکل را حل نکرد، کامپیوتر خود را مجددا راه اندازی کنید. در نهایت، چاپگر خود را برای چند دقیقه خاموش کنید سپس دوباره آن را روشن کنید.

11. خطوط روی کاغذ

نوارها یا خطوط روی صفحه می تواند پرینت شما را خراب کند.

هنگامی که یک کاغذ را با متن ساده یا تصاویر کپی می کنید، اما نسخه کپی آن حاوی رگه ها، خطوط و یا دیگر اشکال است، ناامید می شوید. دلایل این مشکل عبارتند از:

• وجود مواد خارجی روی شیشه اسکنر یا آینه

• خرابی دستگاه درام و یا برنامه نویسی (فقط برای سیستم های کپی چند منظوره)

• اختلال تیغه درام که موجب ایجاد خطوط بزرگ به صورت عمودی در صفحه می شود

• مشکل fusers

اولین مشکل با پاک کردن و تمیز کردن شیشه و آینه های اسکنر برطرف می شود (برای تمیز کردن مناسب، دستورالعمل های کاربر را مطالعه کنید). مشکلات باقیمانده با جایگزینی قطعه مشکل دار رفع می شود. اغلب این موارد باید با تماس با ارائه دهنده خدمات برطرف شود. اگر این اتفاق طور مداوم می افتد، مواد خارجی روی شیشه اسکنر را بررسی کرده و سطح شیشه را تمیز کنید. اگر این کار مشکل شما را حل نکرد، تکنسین خدمات باید درام و یا واحدهای توسعه یافته را بررسی کند و از کارکرد درست آن ها مطمئن شود.

12. کپی ها تغییر رنگ می دهند

اگر نسخه های کپی خیلی روشن یا خیلی تیره هستند، بدان معناست که کنترل های چگالی بر روی دستگاه کپی نامتعادل است، در این صورت تنها کاری که باید انجام دهید تنظیم مجدد آنهاست.

اکثر زمان ها، مشکلات مربوط به روشنی و تاریکی صفحات کپی، ناشی از عدم تعادل در کنترل چگالی دستگاه کپی است. ممکن است کسی به طور غریزی تنظیمات را تغییر داده باشد و تصاویر را بیش از حد روشن یا تیره کرده باشد. در این مورد، بازنشانی سطح چگالی بهترین راه حل است.

با این وجود ممکن است این مشکل به خاطر به پایان رسیدن عمر درام باشد یا اینکه تونر دستگاه جنسش بد باشد. برخی از تونرها به کدهای تولید کننده نمی خورد و می توانند منجر به مشکلات مربوط به روشنی یا تیرگی شوند. بنابراین باید تونر جایگزین خریداری و نصب شود.

13. کپی های خط دار یا کثیف

این موضوع می تواند به آسانی با پاکسازی سریع برطرف شود. باز هم، مراحل زیر را دنبال کنید:

1) شیشه دستگاه را با شیشه پاک کننده تمیز کنید. پاک کننده را بر روی یک پارچه نرم اسپری کنید و به طور مستقیم روی شیشه نپاشید شیشه بزرگ و شیشه کوچک slit در کنار آن
2) اگر هنوز خط وجود دارد، یک کپی از شیشه بگیرید. اگر هنوز هم خط می بینید، با خدمات تماس بگیرید.

3) اگر خط وجود ندارد، یک کپی با استفاده از فیدر بالا بگیرید. اگر خط دوباره ظاهر شد، کپی خط دار را روی شیشه اسکن قرار دهید تا علامت را پیدا کنید. برای حذف علامت از انگشت شست خود استفاده کنید.

با استفاده از فیدر بالا، یک کپی دیگر بگیرید. اگر هنوز خط وجود دارد با خدمات تماس بگیرید.

14. وجود نقاط در صفحات

همانطور که از اسم آن مشخص است، این مشکل دستگاه کپی شامل نقاط تصادفی در قسمت های مختلف کاغذ کپی شده است. اگر هر دفعه نقاط ثابتی در صفحه می بینید، احتمالا به خاطر کثیفی شیشه یا آینه دستگاه کپی است. یک بار دیگر، این مشکل پاک کردن و تمیز کردن شیشه و آینه برطرف می شود. وجود نقاط بیشتر بر روی کاغذ به خاطر نقص در درام می باشد. جایگزین کردن درامها باید مشکل را رفع کند.

اگر نقطه های تصادفی در میان کپی های خود مشاهده می کنید، احتمالا به علت گردوغبار بر روی آینه کپی است. این مشکل به سادگی با پاک کردن شیشه کپی و آینه برطرف می شود.

15. زمان قطع برق

مشکل: قدیمی بودن دستگاه یا به روز نبودن تکنولوژی

ما این مشکل را زیاد می بینیم: چاپگر شما خوب کار می کرده است و شما به آن متصل هستید و تمام تنظیمات درست است. با این حال، اخلال کمی در یک طرف، سر و صدا در جای دیگر یا مشکلاتی را مشاهده می کنید.

راه حل:

این واقعیت را قبول کنید که زمان آن رسیده است که دستگاه خود را کنار بگذارید. در نظر داشته باشید هزینه های حفظ یک تکنولوژی قدیمی بیشتر از خرید یک تکنولوژی جدید است. هنگامی که آماده خرید یک دستگاه جدید بودید، یک چاپگر جدید با یک قرارداد خدمات در نظر بگیرید.

16. مشکل کارتریج یا تونر

مشکلات مربوط به تونر کم، خالی یا ناکارآمد ممکن است در دستگاه کپی رخ دهد. اگر تونر یا کارتریج کم یا خالی باشند، باید آن ها را جایگزین کنید تا مشکل برطرف شود. اگر تونر یا کارتریج ناکارآمد باشد، می توانید یکی از دو کار زیر را انجام دهید:

1. خطای تولید کننده – یک نسخه از کپی های با کیفیت پایین و کارتریج را به محل خرید آورده و درخواست جایگزین کنید.
2. 2) مسائل ناسازگاری – اکثر دستگاه های کپی نیاز به تونر خاصی دارند؛ اگر از یک کارتریج ناسازگار استفاده کنید، کیفیت چاپ شما کاهش می یابد.

شرایط دستگاه کپی خود را بشناسید:

بهترین ابزار برای اجتناب از مشکلات مرتبط باتعمیر دستگاه فتوکپی، به روز بودن با شرایط دستگاه است. اطمینان حاصل کنید که کارتریج و درام به خوبی جایگزین شده اند و تکنسین مربوطه به طور دوره ای عملکرد دستگاه را ارزیابی می کند. اگر به کمک نیاز داشتید با شرکت ما تماس بگیرید.

بهترین راه حل ها

علاوه بر راه حل های ذکر شده در بالا جهت تعمیر دستگاه فتوکپی و رفع مشکلات آن، چندین کار می توانید در دفتر خود انجام دهید تا این مشکلات رایج دستگاه کپی کاهش یابد. اول و مهمتر از همه، در هنگام بارگیری و خارج کردن کاغذ از دستگاه، هرگز به زور متوصل نشوید. دوم، در خصوص زمان بندی جایگزینی قطعات حیاتی دستگاه کپی طبق دستورالعمل رفتار کرده تا از خرابی و سایش و پاره شدن جلوگیری شود. آخرین نکته تمیز نگه داشتن دستگاه کپی و تمیز کردن مداوم آن است. گرد و غبار داخل دستگاه می تواند منجر به بسیاری از مشکلات مورد بحث بالا شود. همانطور که می بینید عناصر بسیاری وجود دارد که نیاز به نظارت دارند تا کارآیی دستگاه کپی / چاپگر به حداکثر برسد. بهترین راه برای اطمینان از عملکرد پایدار، از طریق برنامه خدمات مدیریت چاپی است.